Những công việc cần thiết chuẩn bị trước khi khách đến khách sạn.

Để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng trước khi đến khách sạn nghỉ ngơi sau một chuyến đi dài mệt mỏi đòi hỏi bộ phận lễ tân phải thực hiện các hoạt động chuẩn bị trước khi khách đến nhằm mục đích làm thủ tục đăng ký cho khách một cách nhanh nhất.hiệu quả nhất và tạo được những ấn tượng ban đầu với khách. Vì sau một chặng đường dài khách hàng khi đến khách sạn đề muốn được làm thủ tục một cách nhanh chóng để nhận phòng nghỉ ngơi.

Việc chuẩn bị tốt mọi thứ trước khi đón khách sẽ làm cho nhân viên lễ tân tự tin hơn và chủ động hơn khi đón tiếp khách.Vậy bạn cần chuẩn bị những gì hãy cùng lucquanpest tìm hiểu dưới đây nhé.

1. Chuẩn bị mọi hồ sơ trước khi khách đến nhận phòng.

Đối với những khách đã đặt phòng trước thì nhân viên lễ tân phải chuẩn bị trước mọi hồ sơ trước khi khách đến nhận phòng. vì việc chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký trước sẽ làm giảm đi thời gian chờ đợi của khách hàng.từ đó khách có thể kéo dài thời gian lưu trú và sử dụng dịch vụ mang lại thêm những doanh thu cho khách sạn.

Mỗi khách chuẩn bị đến khách sạn sẽ được khách sạn chuẩn bị trước một bộ hồ sơ đăng ký phía trên có ghi tên khách hàng và nhu cầu sử dụng buồng phòng. trong hồ sơ thường có các nội dung sau.

- bản sao thư xác nhận đặt phòng

- Phiếu đăng ký khách sạn

- Các phiếu dịch vụ được sử dụng miễn phí

- Chìa khóa phòng

- Phiếu gửi xe(nếu có)

Thư mời của Tổng giám đốc

Đối với khách lẻ nhân viên lễ tân sẽ căn cứ vào bảng danh sách khách hàng dự định đến vào ngày nào vầ chuẩn bị hồ sơ cho khách trước một ngày. Kiểm tra thông tin trên các phiếu với thông tin xác nhận đặt hàng ngày đến, ngày đi, loại buồng, giá phòng số lượng khách ở hình thưc thanh toán. ghi sổ giao ca về việc đã chuẩn bị xong hồ sơ đăng ký khách.

Đối với khách đi theo đoàn Việc hoàn thiện hồ sơ là do nhân viên làm có quan hệ với khách hàng vầ nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm thực hiện. Trước ngày khách đến nhân viên lễ tân yêu cầu khách gửi bảng thông tin khách hàng, số lượng người và danh sách tên kèm theo, Chứng minh thư, hộ chiếu...để nhân viên có thông tin và chuẩn bị trước để khách khi đến nhận phòng sẽ được hoàn thành nhanh nhất.

Đối với khách sạn nhỏ và nhà nghỉ việc hoàn thiện hồ sơ sẽ đơn giản hơn chỉ cần nhân viên ca trực hoàn thiện hồ sơ rồi báo cáo lễ tân để tránh việc nhầm lẫn.

2. Chuẩn bị tư thế tác phong.

Bộ phận lễ tân là bộ mặt của mỗi khách sạn thay mặt khách sạn đón hàng nghìn lượt khách mỗi ngày vi vậy bộ phận lễ tân luôn phải ăn mặc gon gàng, sạch sẽ diện mạo bên ngoài, tác phong làm việc là một yếu tố rất quan trọng sẽ phản ánh hình tượng của khách sạn và chuẩn mực của khách sạn cung cấp các dịch vụ.mà khách sạn cung cấp.

3. Chuẩn bị khu vực làm việc 

Bạn chuẩn bị khu vực làm việc của mình luôn phải sạch sẽ gon gàng, nhất là khu vực quầy lễ tân. vì đây là khu tập trung một lượng người rất đông và là bộ mặt của khách sạn chính vì vậy nhân viên lễ tân luôn phải bắt đầu công việc mới hàng ngày bằng việc sắp xếp mọi thứ phải luôn gọn gàng sạch sẽ và phải có lịch kiểm tra công vieeecj hàng ngày tránh tình trạng bỏ sót công việc.

4. Chuẩn bị mọi điều kiện tốt nhất để đón tiếp khách

Sau khi tiếp nhận mọi thông tin và hồ sơ của khách hàng nhân viên lễ tân dự định cho khách ở phòng nào nhưng chưa ghi dõ mà chỉ ghi bằng bút chì đề phòng có sự thay đổi .

căn cứ vào lượng khách để nhân viên có thể bố trí nhân lực để sẵn sàng tiếp đón khách tùy từng đối tượng khách hàng mà nhân viên có những hình thức tiếp đón khách khác nhau như khách vip, khách quen và khách bình thường ...

Để đón tiếp khách tốt nhân viên khách sạn phải chú ý đến đặc điểm về tôn giáo, văn hóa của khách tránh những điều tối kỵ đối với mỗi quốc gia, mọi yêu cầu của khách đặt buồng trước bộ phận lễ tân phải bố trí và thông báo cho các bộ phận khác có liên quan để chuẩn bị mọi thứ cho kịp thời và chu đáo.